כאשר ברק מכה באקסל

Excel מציע אפשרויות רבות המקלות על הזנת נתונים. אלה כוללים למשל.ב. טבלאות מעוצבות או אכלוס אוטומטי.

בהקשר זה, יש "מעדן" מיוחד בגרסת האקסל 2013 (וכמובן בגרסה החדשה לגמרי 2016): מה שנקרא תצוגה מקדימה של פלאש, הנקראת גם "Flash-Fill" באקסל באנגלית.

הפונקציה הכמעט אינטליגנטית למראה הזו היא די לא בולטת, אבל היא באמת חודרת אגרוף. במאמר של היום, אני אראה לך בדיוק על מה מדובר ואיך אתה יכול לחסוך לעצמך הרבה עבודת קלט ידנית.

זה איך שזה עובד:

דוגמה 1: סיכום שדות

נתחיל ברשימת תפוצה פשוטה, כמו בתמונה למטה. בעמודה הנוספת נרצה כעת לסכם את שם המשפחה והמקום מופרדים בפסיק. לשם כך, נזין את התוצאה בצורה הרצויה בשורה הריקה הראשונה של עמודה E:

דוגמה 1: רשימת תפוצה

חָשׁוּב:
כדי שה-Flash Preview יפעל, עמודת הקלט חייבת להיות צמודה מיד לעמודות הנתונים האחרות. אז אסור שיהיו עמודות ריקות ביניהן.

עכשיו כשאני מתחיל להקליד את השם השני בשורה הבאה בתא E3, התצוגה המקדימה של הפלאש נכנסת לפעולה בצורה קסומה. Excel מזהה את הדפוס בהתבסס על הקלט הראשון ומציע את אותו הדבר עבור כל השורות הבאות בתצוגה מקדימה:

אקסל מזהה דפוס

אם אני מסכים, כל שעלי לעשות הוא ללחוץ על אנטר ואקבל את הרשימה המלאה של הנתונים המסוכמים:

השדה המסוכם

די מגניב, נכון?

דוגמה 2: פיצול שדות

אבל זה עובד גם הפוך: בעזרת התצוגה המקדימה של הבזק, ניתן לפצל שוב נתונים מסוכמים למספר שדות.

בדוגמה זו, יש לי את הכתובת המלאה בעמודה A, אותה אני רוצה כעת להפיץ לשדות הבודדים בעמודות B – E:

דוגמה 2: שדה מפוצל

לשם כך, אני מתחיל בתא B1 ומקליד שם את השם הפרטי. ברגע שאני מתחיל עם השם הבא בתא B2, התצוגה המקדימה של הפלאש נכנסת לתוקף שוב ומציעה את השם לכל העמודה:

התבנית עבור העמודה הראשונה

אני מקבל את ההצעה עם מקש Enter ועכשיו עובר לעמודה C. גם כאן אני מציין את התבנית בשורה הראשונה, כלומר את שם המשפחה. ושוב התצוגה המקדימה של הפלאש מציעה את הערכים הנכונים מהשורה השנייה:

התבנית עבור העמודה השנייה

ואפילו עם מבנה מורכב כמו הכביש, התצוגה המקדימה של הפלאש עובדת, כפי שניתן לראות כאן:

התבנית של העמודה השלישית

במקרה שאקסל לא מזהה את התבנית כהלכה בפעם הראשונה, בדרך כלל מספיק לספק דוגמה אחת או שתיים נוספות.

דוגמה 3: המרת שדות

אנו זקוקים למספר דוגמאות לדוגמה במקרה הבא כשמדובר בהמרת מספרים. מי למשל.ב. אם יש לעבד נתונים ממערכת חיצונית ב-Excel, לרוב זה קשור לפורמטים שאינם ניתנים לשימוש. תאריכים מוצגים מדי פעם בצורה שונה לחלוטין.

בתמונה למטה, התאריך מוצג בעמודה A, אך לא בצורה שהיינו רוצים. אז בואו נזין את התאריך בתא B2 בפורמט הנכון. התצוגה המקדימה של הפלאש אינה נכנסת לתוקף אוטומטית כאן, אך יש להזעיק אותה באופן ידני. ניתן לעשות זאת באמצעות לשונית "נתונים", כפתור "תצוגה מקדימה של פלאש" או לחילופין באמצעות צירוף המקשים CTRL+E:

התקשר לתצוגה מקדימה של פלאש באופן ידני

אבל כפי שאתה יכול לראות, הדפוס הראשון אינו מספיק, כי הערכים המוצעים על ידי Excel שגויים למרבה הצער. ניתן לבטל זאת בלחיצה אחת:

בטל את ההצעה

כעת הבה נקליד עוד כמה דוגמאות כדי לעזור לאקסל לזהות את המבנה הנכון:

דוגמה 3: עבודה עם מספרים

לאחר לחיצה נוספת על צירוף המקשים CTRL+E, כעת זה נראה הרבה יותר טוב:

ערכי התאריך המעוצבים

דוגמה 4: סיכום והמר שדות

בדוגמה אחרונה אראה לכם עד כמה גמישות התצוגה המקדימה של הפלאש פועלת. נניח שאתה עובד במחלקת ה-IT ורוצה ליצור את כתובות האימייל התקפות לחברה שלך על סמך רשימת שמות. כדי להחמיר את המצב, האיות של השמות שסופקו גם הוא די כאוטי:

דוגמה 4: יצירת כתובות מייל

אין בעיה לתצוגה המקדימה של הפלאש! אנחנו מכניסים דוגמה או שתיים עם התבנית שאנחנו רוצים ו-Flash Preview עושה את השאר:

הדפוס המוכר

כפי שאתה יכול לראות, שדות נתונים לא רק ניתנים לסיכום בצורה גמישה מאוד, אלא גם להרחיב עם כמעט כל ערכים:

דוגמה 4: רשימת הדוא"ל שנוצרה

כפי שכמה קוראים קשובים שמו לב, זיהוי דפוסים יכול לפעמים להיות קצת מסובך. לפעמים אתה באמת צריך להזין 4 עד 5 ערכים לפני ש-Excel מזהה את התבנית הנכונה. ובוודאי יש מקרים שזה לא עובד בכלל. המשמעות היא שבדיקת הערכים המוצעים היא חלק ממנה.

אל תשכח: אם Excel לא מציע ערכים כלשהם, תמיד ניתן לקרוא לזיהוי ברק באופן ידני באמצעות CTRL+E.

ויש עוד מלכוד:
כפי שכבר צוין, אתה צריך לפחות גרסה 2013 של Excel. למרבה הצער, כל הגרסאות הקודמות עדיין לא שולטות בתכונה הנהדרת הזו.